Die zunehmende Verbreitung von Homeoffice-Arbeitsmodellen stellt ausländische Unternehmen vor neue steuerliche Herausforderungen. Ein jüngstes Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens (NSA) hat klargestellt, unter welchen Umständen ein ausländischer Arbeitgeber steuerliche Verpflichtungen in Polen hat, wenn seine Mitarbeiter dort aus dem Homeoffice arbeiten.

Wann entsteht eine steuerliche Betriebsstätte in Polen?

Ein dänisches Versicherungsunternehmen plante, polnische Arbeitnehmer remote zu beschäftigen, ohne eine physische Niederlassung in Polen zu unterhalten. Die polnische Steuerbehörde argumentierte, dass die privaten Wohnungen der Mitarbeiter als Betriebsstätte betrachtet werden könnten, was zur Steuerpflicht in Polen führen würde.

Das Oberste Verwaltungsgericht entschied jedoch, dass eine steuerliche Betriebsstätte nur dann entsteht, wenn drei Kriterien erfüllt sind:

Ein fester Geschäftssitz – Das Unternehmen muss über eine feste physische Einrichtung verfügen, von der aus es seine Geschäftstätigkeit steuert.
Eine dauerhafte unternehmerische Aktivität – Die Tätigkeit muss kontinuierlich und nicht nur vorübergehend ausgeübt werden.
Einnahmen in Polen generieren – Das Unternehmen muss in Polen Gewinne erzielen.

Wenn diese Kriterien nicht erfüllt sind, liegt keine steuerliche Betriebsstätte vor. Dennoch haben ausländische Arbeitgeber gewisse steuerliche Verpflichtungen, wenn ihre Mitarbeiter in Polen arbeiten.

Welche steuerlichen Pflichten hat ein ausländischer Arbeitgeber?

Auch wenn kein Betriebsstättenstatus vorliegt, bedeutet dies nicht, dass ausländische Unternehmen keine Verpflichtungen haben. Ein Arbeitgeber mit Mitarbeitern in Polen muss beachten:

Sozialversicherungsabgaben: Wenn der Arbeitnehmer in Polen sozialversicherungspflichtig ist, muss der Arbeitgeber Beiträge an die polnische Sozialversicherungsanstalt (ZUS) abführen. Alternativ kann dies durch eine Abtretung an den Arbeitnehmer erfolgen.
Lohnsteuerabzug (PIT): In bestimmten Fällen muss der Arbeitgeber Lohnsteuer in Polen einbehalten und abführen, insbesondere wenn er als wirtschaftlicher Arbeitgeber betrachtet wird.
Meldepflichten: Unternehmen müssen prüfen, ob sie sich steuerlich in Polen registrieren müssen, insbesondere wenn sie regelmäßig polnische Arbeitnehmer beschäftigen.

Warum ist professionelle Beratung wichtig?

Arbeitgeber aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz, die polnische Arbeitnehmer im Homeoffice beschäftigen, sollten ihre steuerlichen Verpflichtungen sorgfältig analysieren. Fehler in der steuerlichen Behandlung können hohe Nachzahlungen und Sanktionen nach sich ziehen.

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Urteil: Das Urteil des polnischen Obersten Verwaltungsgerichts [Naczelny Sąd Administracyjny] vom 19. Februar 2025, Aktenzeichen II FSK 609/22.

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